Da dove arriva la tua email con dominio
Un indirizzo come [email protected] ha bisogno di due cose: il dominio, che hai registrato presso un registrar, e un servizio di posta che ospita le caselle. Il servizio può essere quello incluso nell'hosting del sito oppure un hosting email separato. I due pezzi si collegano tramite i record DNS del dominio: è lì che dici al mondo quale server riceve la tua posta e quali server sono autorizzati a spedirla.
Molti hosting includono già le caselle. Le quantità dichiarate cambiano parecchio: Aruba parte da 5 caselle da 1 GB sui piani base, SiteGround e Hetzner parlano di account illimitati, Hostinger include 2 caselle per sito sul piano Premium ma gratis solo il primo anno, poi si pagano meno di 1 € al mese per casella. Cloudways, al contrario, non include la posta: è un add-on separato. Se vuoi confrontare le offerte nel dettaglio, guarda la pagina sull'hosting email o la recensione di Hostinger Email.
I record DNS spiegati in parole semplici
| Record | A cosa serve | Cosa succede se manca o è sbagliato |
|---|---|---|
| MX | indica quale server riceve la posta del dominio | le email in arrivo non ti raggiungono o finiscono sul vecchio server |
| SPF | elenca i server autorizzati a spedire a nome del tuo dominio | i tuoi messaggi finiscono più facilmente nello spam |
| DKIM | aggiunge una firma digitale a ogni messaggio, verificabile con una chiave pubblicata nei DNS | chi riceve non può verificare che il messaggio non sia stato alterato |
| DMARC | dice ai server di destinazione cosa fare con i messaggi che non superano SPF o DKIM, e dove mandare i report | chiunque può spedire email che sembrano tue con meno ostacoli |
MX è l'indirizzo di consegna; SPF, DKIM e DMARC sono i documenti d'identità della tua posta in uscita. Oggi i grandi servizi come Gmail guardano con attenzione questi controlli, soprattutto per chi spedisce molti messaggi, quindi conviene impostarli tutti e tre fin dal primo giorno.
Non tutti i provider ne parlano sulle pagine dei prodotti. SPF, DKIM e DMARC sono dichiarati esplicitamente da Netsons sul piano Mail Pro Premium e da Serverplan nel servizio PowerMail. Keliweb indica che dal pannello puoi modificare in autonomia i record A, CNAME, MX, TXT e NS. Se il tuo provider non dichiara nulla, chiedi al supporto i valori esatti da inserire prima di attivare le caselle.
Configurazione passo passo
- Crea le caselle dal pannello del provider: indirizzo, password robusta, spazio assegnato.
- Controlla dove sono gestiti i DNS. Se i nameserver puntano al provider della posta, spesso i record vengono impostati in automatico. Se i DNS sono altrove (per esempio presso il registrar), devi copiarli tu.
- Imposta i record MX con i valori forniti dal provider e rimuovi quelli vecchi.
- Aggiungi il record SPF come record TXT. Ne serve uno solo per dominio: se usi più servizi che spediscono a tuo nome (newsletter, gestionale, CRM), vanno elencati tutti nello stesso record.
- Attiva DKIM dal pannello della posta e pubblica la chiave nei DNS.
- Pubblica un record DMARC. Molti partono con una policy di solo monitoraggio, leggono i report per qualche settimana e poi la rendono più severa.
- Prova invio e ricezione verso un indirizzo esterno, per esempio una casella Gmail, e controlla che il messaggio non finisca nello spam.
Le modifiche ai DNS non sono istantanee: per qualche ora una parte della posta può ancora arrivare al server precedente. Fai il cambio in un momento tranquillo, non il giorno di una scadenza importante.
IMAP, POP3 e SMTP: quale scegliere
IMAP tiene la posta sul server e la sincronizza su tutti i dispositivi: leggi un messaggio sul telefono e risulta letto anche sul computer. È la scelta giusta quasi sempre. POP3 scarica i messaggi su un solo dispositivo e di solito li toglie dal server: utile solo se hai poco spazio e usi un unico computer. SMTP è il protocollo per spedire, e va configurato in entrambi i casi.
Le porte standard con connessione cifrata sono 993 per IMAP, 995 per POP3 e 465 o 587 per SMTP, ma i parametri esatti (nome del server, porta, tipo di cifratura) li trovi nel pannello o nelle guide del tuo provider. Netsons, Keliweb e Aruba dichiarano il supporto di IMAP e POP3; Netsons e Keliweb anche SMTP.
Collegare Gmail, Outlook e Apple Mail
- Gmail sullo smartphone: dall'app aggiungi un nuovo account di tipo «Altro» e inserisci i dati IMAP e SMTP del provider. Hostinger dichiara che la sua email aziendale funziona con app come Gmail e Outlook.
- Outlook: aggiungi l'account con indirizzo e password; se la configurazione automatica fallisce, passa alla configurazione manuale IMAP. IONOS indica di avere una guida passo passo per Outlook nel suo Centro Assistenza.
- Apple Mail su iPhone e Mac: Impostazioni, Mail, Account, «Altro», poi account IMAP con i server del provider. IONOS precisa che puoi usare l'app che preferisci purché supporti account IMAP.
Se vuoi sincronizzare anche calendari e contatti, cerca il supporto a CalDAV e CardDAV: lo dichiarano Netsons (dal piano Mail Pro Premium) e Hetzner sul web hosting.
Webmail: la posta dal browser
La webmail ti permette di leggere e scrivere senza configurare nulla, da qualsiasi computer. È inclusa quasi ovunque: Aruba la include sempre, Netsons usa Roundcube, SiteGround la include nei piani hosting, Hostinger e IONOS hanno la propria. OVHcloud inoltre abbina a ogni dominio una casella Starter da 15 GB consultabile via webmail. È comoda come riserva anche se usi un client, per esempio quando sei su un computer non tuo.
Cambiare hosting senza perdere la posta
Il momento più delicato è il trasloco. Se le caselle stanno sul vecchio hosting, l'ordine giusto è: crei le stesse caselle sul nuovo servizio, copi i messaggi, cambi i record MX e lasci attivo il vecchio servizio per qualche giorno, così recuperi ciò che arriva durante la propagazione. Alcuni provider aiutano: Netsons ha Mail Transfer, che importa messaggi e cartelle usando i dati d'accesso della casella di origine; Hostinger Mail ha uno strumento di importazione che funziona anche da Gmail. In alternativa, con IMAP attivo su entrambe le caselle, puoi trascinare le cartelle da una all'altra nel client di posta.
Se sposti anche il sito, segui l'ordine della guida per trasferire un sito. Se invece vuoi che la posta non dipenda più dall'hosting del sito, tieni i DNS presso il registrar: cambi hosting toccando solo i record del sito e lasci gli MX dove sono. Chi sta ancora scegliendo il nome trova i consigli nella guida su come scegliere un dominio, e chi deve ancora comprarlo nella pagina per registrare un dominio: alcuni provider includono le caselle già con il dominio, come IONOS nei piani email con dominio incluso.
Checklist finale
- MX puntati al server giusto e vecchi MX rimossi.
- Un solo record SPF, con tutti i servizi che spediscono a tuo nome.
- DKIM attivo e DMARC pubblicato.
- Client configurati in IMAP su tutti i dispositivi.
- Backup della posta: verifica cosa include il tuo piano, come spiega la guida al backup dell'hosting.